Fehlermanagement in Agenturen: Bessere Ergebnisse in 2 Schritten (mit Beispiel)

Effizienz ist der Schlüssel zum Erfolg: Doch wie können Agenturen sicherstellen, dass Fehler, die im Arbeitsalltag passieren, sich nicht ständig wiederholen? Anhand eines Kundenbeispiels zeige ich dir in diesem Artikel meine Schritte für ein erfolgreiches Fehlermanagement in Agenturen.

Stell dir vor, du hast dich seit Wochen auf einen wichtigen Kundenpitch vorbereitet. Die Präsentation sitzt, du bist voller Vorfreude und Zuversicht. Doch vor Ort stellt sich plötzlich heraus, dass die Hardware deines Kunden keine Mac-Unterstützung bietet und niemand im Team einen passenden Adapter dabei hat. Ein Stressmoment, der den Pitch ernsthaft gefährdet und vollkommen vermeidbar gewesen wäre.

Genau so erging es kürzlich einem meiner Kunden. Auf meine Frage hin, was er und sein Team aus dieser Situation gelernt haben, antwortete er: "Das Pitch-Team hat die Lehre gezogen und wird nie wieder den passenden Adapter vergessen." Doch hier liegt ein entscheidender Denkfehler.

In diesem Fall haben zwar einzelne Mitarbeiter etwas gelernt, aber das Unternehmen als Ganzes ist nicht schlauer geworden. Heute möchte ich dir eine Denkweise nahelegen, die dein Unternehmen automatisch immer besser werden lässt.

Fehlermanagement in Agenturen: Brand löschen und Brandschutzmaßnahmen installieren

Wenn ein Problem in deinem Unternehmen auftritt, sind zwei Schritte wichtig.

Schritt 1: Den Brand löschen. Im obigen Beispiel bedeutet das, kurzfristig einen Adapter zu organisieren oder einen technischen Workaround zu finden. Wir Unternehmer sind oft ziemlich gut darin, Probleme zu lösen. Aber wir wollen nicht, dass immer alles an uns hängen bleibt.

Schritt 2: Eine Brandschutzmaßnahme installieren. Die kritische Frage lautet: Was kannst du tun, um sicherzustellen, dass dieser Fehler nicht noch einmal auftritt? Dieser Schritt entscheidet darüber, ob deine Agentur lernt oder sich Probleme wiederholen.

Im Adapter-Beispiel meines Kunden wäre zum Beispiel eine Pitch-Checkliste eine mögliche und einfache Brandschutzmaßnahme. Diese muss vor jedem Pitch abgearbeitet werden, und es muss klar geregelt sein, wer dafür verantwortlich ist.

Weitere Beispiele aus der Agenturpraxis

Brand	Mögliche Brandschutzmaßnahmen
Dein Kunde ist sauer, weil ein Projekt verzögert ist, obwohl der Kunde im Projekt zu spät Feedback gegeben hat.	Verbesserte Kommunikation im Projektmanagement. „Der Zeitplan gilt unter der Voraussetzung, dass du, lieber Kunde, dein Feedback zum 14.04.2024 lieferst. Sonst brauchen wir einen neuen Zeitplan." Rolle und Mindset der PMs hinterfragen: Projekte sind Teamarbeit, auch der Kunde muss mitspielen Entsprechende Schulung der PMs
Nicht eingehaltene Abmachungen eines Mitarbeiters	Klare Kommunikation, schriftliche Zusammenfassung von Vereinbarungen
Verzögerung bei Rechnungsstellung	Klärung von Verantwortlichkeiten, Prozessoptimierung bei Rechnungsstellung

So stellst du sicher, dass deine Agentur aus jedem Fehler etwas dazulernt und unvermeidlich immer besser wird.

Wo anfangen?

Meine Kunden fragen oft: Wo und wie soll ich anfangen? Meine einfache Antwort: Fange JETZT damit an. Begegne dem nächsten Brand in deinem Unternehmen nicht mit Groll und Frustration, sondern nutze ihn als Chance, um dein Unternehmen besser zu machen.

Mit der richtigen Denkweise und klaren Brandschutzmaßnahmen kannst du sicherstellen, dass dein Unternehmen kontinuierlich wächst und sich verbessert, anstatt sich ständig mit den gleichen Problemen herumzuschlagen.

Achte darauf, dass Fehler zu Prozessverbesserungen führen und dass entsprechende Maßnahmen in deinem Team gesetzt werden.

---

Kennst du schon Freeway, das Programm für Agenturinhaber?

In nur 9 Monaten stellen wir deine Agentur so auf, dass sie unabhängig von deiner Person erfolgreich und profitabel läuft. Besitzen, statt betreiben. Alle Infos dazu findest du direkt hier.